Где должна храниться медицинская книжка работника?

Медицинская книжка — важный документ, подтверждающий прохождение медосмотров и наличие необходимых прививок у работника. Она играет ключевую роль в обеспечении безопасности здоровья как самого работника, так и окружающих его людей. Правильное хранение медицинских книжек является обязательным для работодателей, так как это помогает соблюдать законодательные нормы и обеспечивает доступ к информации о состоянии здоровья сотрудников. В данной статье мы рассмотрим, где должна храниться медицинская книжка работника, как организовать учет её движения и какие сроки хранения установлены.

Хранение личных медицинских книжек сотрудников на предприятии

Медицинские книжки работников должны храниться в соответствии с установленными правилами и нормами. Обычно их хранение организуется следующим образом:

Ответственное лицо: На предприятии необходимо назначить ответственного за хранение медицинских книжек. Это может быть кадровик, медицинский работник или другой уполномоченный сотрудник. Ответственное лицо должно быть ознакомлено с правилами хранения и обработки этих документов.
Закрытое хранение: Медицинские книжки должны храниться в закрытом, защищенном от посторонних глаз месте. Это может быть сейф, запирающийся шкаф или отдельный ящик. Такой подход обеспечивает конфиденциальность информации о здоровье работников и защищает её от несанкционированного доступа.
Организация хранения: Для удобства поиска и учета медицинских книжек рекомендуется организовать их хранение по алфавиту или по подразделениям. Это упростит процесс доступа к нужной информации, особенно в случае проверок со стороны контролирующих органов.
Регулярные проверки: Важно периодически проводить проверки состояния хранения медицинских книжек, чтобы убедиться, что они находятся в надлежащем состоянии и не утрачены. Ответственное лицо должно вести учёт всех медицинских книжек и следить за их состоянием.

Журнал учета движения медицинских книжек

Для обеспечения прозрачности и легкости учета медицинских книжек на предприятии необходимо вести специальный журнал.

Этот журнал должен включать следующую информацию:

Дата выдачи/возврата: Указывайте дату, когда медицинская книжка была выдана работнику или возвращена в хранилище.
ФИО работника: В журнале обязательно фиксируется полное имя работника, которому выдана книжка.
Номер медицинской книжки: Каждый документ имеет уникальный номер, который также следует записывать в журнале.
Подписи: Журнал должен содержать подписи ответственного лица о выдаче и возврате медицинской книжки, а также подписи работников, получающих свои документы. Это поможет избежать недоразумений и подтвердит факт получения.
Причины выдачи: В случае временного изъятия медицинской книжки (например, для проверки или обновления), необходимо указать причину, по которой книжка была выдана.

Ведение такого журнала не только упрощает процесс учета, но и позволяет избежать потерь и недоразумений, связанных с хранением медицинских книжек.

Срок хранения медицинской книжки

Срок хранения медкнижек определяется действующим законодательством и внутренними регламентами предприятия.

Основные моменты, касающиеся сроков хранения, включают:

Период хранения: По общему правилу, медицинские книжки должны храниться в течение всей трудовой деятельности работника на предприятии и еще минимум 5 лет после его увольнения. Это необходимо для возможных проверок и подтверждения состояния здоровья сотрудника в случае возникновения спорных ситуаций.
Уничтожение: После истечения срока хранения медицинских книжек их следует уничтожить. Уничтожение должно проводиться в соответствии с установленными нормами, а также с соблюдением конфиденциальности информации. Рекомендуется вести журнал утилизации медицинских книжек, где фиксируется дата уничтожения и способ, которым это было сделано.
Актуализация данных: Работодатель обязан следить за актуальностью данных в медицинских книжках. В случае изменения состояния здоровья работника, например, при получении новых прививок или прохождении дополнительных медицинских обследований, информация в книжке должна обновляться.
Проверки: Сроки хранения медицинских книжек могут подвергаться проверкам со стороны контролирующих органов. Поэтому важно соблюдать все требования законодательства, чтобы избежать штрафов и других санкций.

Правильное хранение медицинских книжек работников — важная часть трудовой дисциплины и соблюдения норм безопасности на предприятии. Организация эффективной системы хранения, ведение журнала учета и соблюдение сроков хранения помогут работодателю не только избежать юридических последствий, но и обеспечить здоровье и безопасность своих сотрудников. Ответственное отношение к этому вопросу — залог успешной работы как самого предприятия, так и его работников.